Dématérialisation
Archivage légal numérique : ce que la loi exige et ce que les entreprises font à la place
La plupart des entreprises considèrent que stocker des fichiers dans le cloud suffit à remplir leurs obligations d'archivage. Ce n'est pas tout à fait faux — et ce n'est pas tout à fait vrai. L'archivage légal numérique est un régime juridique précis, qui impose des conditions de conservation que le simple stockage ne satisfait pas, et des durées de rétention qui varient selon la nature des documents.
La valeur probatoire d'un document numérique n'est pas automatique
Un document numérique n'a de valeur probatoire — c'est-à-dire la capacité à faire preuve devant un tribunal — que si son intégrité depuis la création peut être démontrée. Ce n'est pas une condition facile à remplir avec un fichier PDF stocké sur un disque partagé ou dans un cloud grand public. Rien n'empêche techniquement de modifier ce fichier après coup, et aucun système de stockage ordinaire ne trace ces modifications de façon opposable.
Les systèmes d'archivage légal certifiés répondent à cette exigence par trois mécanismes combinés : l'horodatage qualifié — une empreinte cryptographique prouvant qu'un document existait tel quel à un instant précis — la traçabilité des accès et des modifications, et l'immuabilité du stockage pendant la durée légale. Ces mécanismes sont standardisés en France par la norme NF Z42-020.
Les durées de conservation légales : plus complexes qu'il n'y paraît
Il n'existe pas une durée universelle. Elle varie selon la nature du document et le régime juridique applicable. Les documents comptables doivent être conservés dix ans à partir de la clôture de l'exercice. Les contrats commerciaux conclus par voie électronique sont soumis à une durée minimale de dix ans. Les bulletins de paie doivent être conservés cinq ans par l'employeur, mais leur durée de prescription prud'homale est de trois ans. Les factures de vente et d'achat sont à conserver six ans au titre de la réglementation fiscale.
Ces durées se cumulent parfois : un contrat de travail qui implique des éléments de rémunération ou de formation peut être soumis à plusieurs régimes simultanément, et la durée la plus longue s'applique. La cartographie des documents à archiver et de leurs durées respectives est un travail préliminaire que beaucoup d'entreprises n'ont jamais réalisé — et qui devrait précéder tout projet d'archivage numérique.
Ce que font les systèmes d'archivage légal que le simple stockage ne fait pas
Au-delà de l'immuabilité et de l'horodatage, les systèmes d'archivage légal gèrent le cycle de vie des documents : ils peuvent déclencher automatiquement la destruction d'un document à l'issue de sa durée légale, évitant ainsi de conserver indéfiniment des données dont la conservation est devenue une obligation légale de suppression — un point central du RGPD.
La distinction entre archivage intermédiaire (documents encore susceptibles d'être consultés régulièrement) et archivage définitif (documents clôturés mais à conserver pour des raisons légales) structure les offres du marché. Certaines solutions permettent de gérer les deux régimes dans un même système, avec des règles de cycle de vie différentes selon la phase.
Un fichier stocké dans un dossier partagé n'est pas un document archivé au sens légal. La différence — horodatage, immuabilité, traçabilité — est ce qui permet de le défendre devant un juge ou un contrôleur fiscal.
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